Comme nous l’avions annoncé dans notre précédent article du 21 novembre 2022, l’ordonnance n° 2020-192 du 4 mars 2020, portant réforme des modalités de délivrance de la légalisation et de l’apostille est entré en vigueur le 1er mai 2025.
Depuis, la compétence en matière de délivrance des apostilles a été transférée aux notaires de France, via 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires, en remplacement les parquets généraux des 33 cours d’appel.
Par ailleurs, depuis le 1er septembre 2025, les notaires sont également habilités à délivrer les légalisations, en lieu et place du ministère de l’Europe et des Affaires étrangères.
L’objectif principal de cette réforme était de simplifier et d’accélérer les démarches, en instaurant un processus entièrement dématérialisé (la demande d’apostille – comme la légalisation – se fait entièrement en ligne sur le site Notaires de France) permettant la délivrance des apostilles et des légalisations sous format électronique : l’ « e-apostille » ; une apostille exclusivement délivrée sous forme électronique (avec un QR code) a désormais la même valeur légale que l’ancienne apostille version papier.
Malgré tout, les premiers mois de l’entrée en vigueur de ce nouveau régime ont été marqués par une certaine confusion et des retards importants dans la délivrance des apostilles. Toutefois, selon notre expérience dans de multiples dossiers et dans divers Conseils et Chambres de notaires, le système s’est rapidement stabilisé et fonctionne désormais de manière fluide et efficace.
Pour les documents avec signature électronique, il est aujourd’hui possible d’obtenir une apostille dans un délai de 24 à 48 heures, contre des délais plus longs de deux semaines ou plus avant mai 2025, lorsque la compétence relevait encore des parquets généraux des cours d’appel.
Néanmoins, au regard de notre expérience récente avec le système d’e-apostille, nous avons pu constater certains points procéduraux utiles de connaître en amont :
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La nécessité de conserver le récépissé du dépôt de l’e-apostille
Quel que soit le mode de dépôt des documents à apostiller : (i) en ligne (pour les documents comportant une signature électronique), (ii) par courrier, ou (iii) exceptionnellement par remise en mains propres (ceux qui comportent une signature manuscrite), toute demande d’apostille doit d’abord être enregistrée en ligne. Cette étape génère un récépissé contenant un numéro de suivi, indispensable pour suivre l’avancement du dossier sur le site internet.
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Délais contradictoires
Dans le cadre de l’apostille de documents comportant une signature manuscrite, une fois la demande en ligne finalisée, lors de la dernière étape, la plateforme de l’apostille indique à l’internaute qu’il a un délai d’environ deux (2) semaines pour déposer, auprès de la Chambre de notaires sélectionné dans la demande, les documents originaux à apostiller. À l’inverse, le courriel électronique de confirmation envoyé automatiquement à l’usager mentionne un délai, pour déposer les documents originaux auprès de la Chambre, considérablement plus court, d’environ cinq (5) jours.
Cette incohérence n’a, à ce jour, pas fait l’objet de clarification par l’autorité compétente, qui recommande simplement de respecter le délai le plus bref, c’est-à-dire, celui mentionné dans le courriel électronique.
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Dépôt en présentiel : des modalités variables selon les Chambres
En raison de l’incertitude des délais postaux et du délai restreint imposé pour le dépôt des documents originaux auprès de la Chambre sélectionnée, le recours à un dépôt en présentiel s’avère parfois nécessaire.
Toutefois, les modalités varient selon les Chambres : certaines, comme celle de Paris, exigent une prise de rendez-vous préalable, tandis que d’autres, comme celle de Bordeaux ou Aix-en-Provence, ne l’imposent pas.
De son côté, la plateforme des Notaires de France ne fournit à ce jour aucune clarification concernant le dépôt en présentiel.
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Conclusions et recommandations
Malgré quelques ajustements encore nécessaires, le système d’e-apostille fonctionne globalement bien, notamment pour les documents signés électroniquement.
Nous suivons de près l’accueil de cette nouvelle e-apostille française en Espagne : bien que certains notaires espagnols restent réticents à son acceptation, les professionnels les plus à jour sur le sujet reconnaissent d’ores et déjà sa pleine validité.
Nous sommes convaincus qu’avec le temps, l’ensemble de la profession l’adoptera, comme le prévoit le droit. Cela facilitera considérablement les formalités d’obtention des NIE, NIF, les constitutions de sociétés et l’établissement de pouvoirs, et rendra plus rapides les investissements en Espagne que réalisent nos clients.
Enfin, le nouveau système de légalisation électronique, lancé le 1er septembre 2025, devrait, nous l’espérons, offrir une efficacité et une rapidité comparables à celles de l’e-apostille.
Si vous avez des questions sur le nouveau système français d’apostille et/ou de légalisation, ou son acceptation en Espagne, notre équipe est à votre disposition pour vous accompagner.
