Beaucoup d’entre nous ont dû, au cours de ces derniers mois suivre une formation intensive et accélérée concernant l’utilisation de la vidéoconférence et autres systèmes de téléphonie, outils qui se sont révélés être une méthode souple, simple et efficace pour continuer d’échanger en temps de pandémie.

La persistance de la pandémie et la multiplication des vagues de contagion oblige les législateurs à adapter le droit positif, en Espagne comme ailleurs.

L’Ordonnance Législative 34/2020¹ (l’« Ordonnance 34/2020 ») permet, en 2021, la tenue des assemblées générales des sociétés espagnoles de manière électronique et cela même si cette possibilité n’est pas prévue par les statuts.

Rappelons qu’au cours de l’année 2020, en réaction à la crise sanitaire et aux mesures de confinement, la tenue des assemblées générales à distance avait été massivement autorisée (avec quelques restrictions pour les sociétés cotées). Toutefois, l’Ordonnance 34/2020 définit quant à elle certains critères ou certaines conditions, selon les différents types de sociétés :

a) Dans le cas des sociétés anonymes, cotées ou non cotées, la convocation à l’assemblée générale pourra prévoir d’une part l’assistance des personnes convoquées par voie télématique et le vote en distanciel² ainsi que, d’autre part, la tenue de l’assemblée dans n’importe quel lieu du territoire espagnol. Cette nouvelle norme s’affranchit ainsi de la limitation habituelle, circonscrite au territoire de la commune du siège social de la société en question³.

b) Les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés en commandite par actions pourront quant à elles tenir leurs assemblées générales par vidéoconférence ou conférence téléphonique multiple d’une part, dès lors que toutes les personnes qui ont un droit d’assistance ou celles qui les représentent disposent des moyens matériels nécessaires, et d’autre part, dès lors que le secrétaire de l’assemblée reconnait leur identité et en fait état dans le procès-verbal de l’assemblée qu’il remettra immédiatement aux adresses e-mail des associés et des autres personnes assistant à l’assemblée. Ces mêmes conditions sont exigées pour les assemblées des autres personnes de droit privé (associations, sociétés civiles, coopératives, fondations).

Ces dispositions apportent une nouveauté importante puisque jusqu’alors, la loi des sociétés de capital4 ne rendait possibles l’assistance et le vote à distance que de manière complémentaire à la participation physique, et à la condition que ces dispositions soient prévues dans les statuts. Ainsi, les assemblées générales ne pouvaient donc pas se tenir de manière entièrement télématique.

Enfin, même si l’Ordonnance 34/2020 ne spécifie pas la forme que devront revêtir les convocations, il semble évident qu’elles devront adopter les conditions de forme prévues dans les statuts ou, à défaut, se faire par les moyens légalement prévus,5 tout en veillant à l’adaptation de leur contenu, par exemple, en substituant le lieu de célébration de l’assemblée par le lien hypertexte, l’URL ou le numéro de téléphone permettant l’accès à la réunion.

Claudia Ambrós Biern
M&B Avocats

¹ Ordonnance Législative 34/2020 du 17 novembre, prenant mesures urgentes de soutien à la solvabilité des entreprises et au secteur de l’énergie, et en matière fiscale.

² Conformément aux article 182 et 189 de l’Ordonnance Législative 1/2010 du 2 juillet et à l’article 521 de la même disposition, dans le cas des sociétés anonymes cotées.

³ L’article 175 de l’Ordonnance Législative 1/2010 du 2 juillet – Loi des Sociétés de Capital dispose que « sauf disposition contraire dans les statuts, l’assemblée générale se tiendra dans la commune où se trouve le siège social de la société. Si dans la convocation n’était pas mentionné le lieu ou se tient l’assemblée, il sera entendu que l’assemblée aura été convoquée au domicile social. »

4 Ordonnance Législative 1/2010 du 2 juillet – Loi des Sociétés de Capital.

5 Article 173 de l’Ordonnance Législative 1/2010 du 2 juillet – Loi des Sociétés de Capital qui permettait déjà, dans certaines circonstances, la convocation de l’assemblée via une annonce sur le site internet de la société ou bien, lorsque les statuts le prévoyaient, par n’importe quel procédé de communication écrite individuelle qui assure la réception de l’annonce par tous les associés au domicile désigné à cet effet ou bien à celui indiqué dans les documents sociaux, ainsi que la possibilité d’imposer à la société la gestion télématique d’un système d’alerte aux associés concernant les annonces de convocation publiées sur le site de la société.