Vous devez signer des actes juridiques devant un notaire espagnol mais vous ne pouvez pas vous déplacer ? Depuis quelques mois, il est possible de signer à distance et par voie électronique des documents notariés, si toutefois le notaire auquel vous vous adressez a mis en pratique les dispositions légales qui le permettent.
Les notaires espagnols peuvent fournir des services en ligne si les particuliers ou les entreprises le souhaitent, grâce à la récente adoption de la Loi 11/2023, promulguée le 8 mai 2023, qui transpose une directive européenne dans le droit national¹.
La loi le permet, mais la pratique est en train de s’adapter à cette nouvelle possibilité de signature en ligne. Nos recherches auprès de plusieurs notaires nous ont amenées à espérer qu’à partir de novembre 2023, il sera possible pour les personnes physiques et pour les personnes morales de formaliser certains actes juridiques en ligne devant le notaire, tout en conservant la même sécurité juridique que s’ils se rendaient dans une étude notariale. Pour ce faire, la signature de ces documents sera effectuée via la plateforme digitale des notaires, grâce à l’utilisation de la vidéoconférence et d’une signature électronique sécurisée. Il sera possible d’accéder à cette plateforme digitale à travers le Portal Notarial del Ciudadano.
Principalement des actes unilatéraux
L’article 17 ter du Titre IV de loi de transposition de la Directive européenne nº 2019/115, établit une liste de tous les actes qui pourront être formalisés ou autorisés auprès du notaire de manière digitale. Ce sont principalement des actes unilatéraux et ceux pour lesquels la présence physique n’est pas indispensable.
Par exemple, et cela simplifiera considérablement la vie de celles et ceux qui font des affaires en Espagne sans y vivre de manière permanente, les notaires pourront faire signer en ligne tous les actes inhérents à la vie quotidienne des sociétés, comme leur constitution, la nomination et la démission de leurs dirigeants, les procès-verbaux des assemblées générales, les procurations octroyant des pouvoirs de représentation des sociétés (« poderes mercantiles »), les augmentations de capital (si l’apport au capital est réalisé en espèce), et ses réductions, ainsi que toutes les modifications statutaires (comme les changements de siège ou d’objet social), les dissolutions et liquidations.
Procurations, conciliations, authentifications…
À cela s’ajoutent également les procurations de représentation en justice (désignations d’avocats et d’avoués, nécessaires et obligatoirement notariées en Espagne) et autres mandats (« poderes especiales »), les authentifications de signature, les déclarations de nouvelles constructions dans certains cas, les constitutions de copropriétés, les conciliations ou les testaments (pour ces derniers uniquement en situation d’épidémie et de confinement).
Néanmoins, il existe encore nombreux d’actes dont la signature chez le notaire restera obligatoire, comme par exemple, la signature des procurations pour l’obtention des numéros d’identification étranger (« NIE »), car cela nécessite la légalisation de documents nationaux d’identité, qui peut uniquement se faire en présence du notaire.
Pour ce qui est de la procédure de formalisation des actes juridiques par vidéoconférence, le notaire devra montrer le document au signataire afin qu’il puisse faire usage de son droit de lecture en plus de la lecture alternative réalisée par le notaire et des conseils qu’il délivrera sur son contenu.
Si le signataire ne dispose pas d’une signature électronique, il pourra en obtenir une gratuitement auprès de l’administration publique.
Il convient de souligner que cette nouveauté proposée est une voie alternative au système en présentiel traditionnel et qu’il est toujours possible de se déplacer physiquement chez le notaire espagnol pour effectuer ces signatures.
L’approbation de cette loi ouvre un nouveau chapitre dans l’histoire de la réalisation d’actes juridiques en Espagne. Le Conseil général des notaires (« Consejo General del Notariado ») calcule qu’environ 3,2 millions de documents notariés pourront être autorisés et signés par an digitalement.
M&B Avocats
¹ Ley 11/2023, de 8 de mayo, de trasposición de Directivas de la Unión Europea en materia de accesibilidad de determinados productos y servicios, migración de personas altamente cualificadas, tributaria y digitalización de actuaciones notariales y registrales; y por la que se modifica la Ley 12/2011, de 27 de mayo, sobre responsabilidad civil por daños nucleares o producidos por materiales radiactivos.
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